Organizer voor communicatie en community

Samenwerken op één plek. Alle communicatie tussen student en opleiding verloopt via de Organizer in de vorm van een website. De Organizer bevat alle bestanden en programma’s. Het sleutelwoord is  ‘communicatie’!

Door de Organizer van StudiePitch breed binnen de onderwijsinstelling in te zetten worden de processen efficiënt en eenduidig uitgevoerd. Dit bevordert de kwaliteit en geeft de betreffende onderwijsinstelling een uniforme uitstraling, door de gepersonaliseerde templates voor alle communicatie-uitingen, vanaf de instructie email of sms bij inschrijving aan de student tot aan de uit te brengen studiekeuze adviesbrief. Eveneens zijn alle processen van de StudiePitch Organizer volledig geautomatiseerd en geeft de onderwijsinstelling inzicht in de voortgang van alle processtappen.

Vanaf de aanmelding tot aan het verstrekken van het studiekeuzeadvies kan de status van de student inzichtelijk gemaakt worden. Te denken valt aan: heeft de student zijn instructie-email/sms ontvangen? heeft de student zijn assessment afgerond? heeft de student een afspraak voor het intakegesprek gemaakt? aan welke opleiding en begeleider is de student gekoppeld enz. Het handmatig of op een Excel sheet bijhouden van deze gegevens verhoogt de foutkansen en is zeer tijdrovend. Met de StudiePitch Organizer behoren handmatige handelingen nu tot de verleden tijd.

De Intake Organizer vormt tevens een soort ‘community’. De gebruikers - docenten, opleidingscoördinatoren, medewerkers van de afdeling communicatie, de ICT-dienst, studentenregistratie en vele anderen - kunnen vanuit hun actieve betrokkenheid hun Intake Organizer verder invullen vanuit hun wensen en ideeën.

De assessments van StudiePitch kunnen overal ter wereld door de studenten worden gemaakt en later door studenten en docenten worden geraadpleegd of worden gebruikt. Het is ook mogelijk om de studenten (delen van) het assessment op door u te bepalen locatie(s) te laten maken, zodat u er zeker van bent van wie u de capaciteiten toetst.

Soepele structuur zonder dubbelingen in het proces

De Intake Organizer wordt per instelling (HBO of universiteit) ingericht. Onder de instelling vallen de diverse academies of faculteiten en daaronder weer de specifieke opleidingen. Per opleiding worden één of meer coördinatoren toegewezen. Elke opleiding heeft meerderde (SLB) docenten waarmee binnen de Intake Organizer een relatie met studenten wordt gedefinieerd. Ook is het mogelijk dat docenten elkaars studenten kunnen (laten) zien.

De aspirant-student vult het assessment achter zijn laptop of I-pad in. Hij of zij kan alle aandacht focussen op "hoe werk ik?" en, doordat de strakke online omgeving niet afleidt, niet met "hoe werkt dit?" Met de toegestuurde inloggegevens gaat de student naar het webadres met de assessment-omgeving. De toetsen staan in de werkstroom van de (aspirant-) student. De werkomgeving is stap voor stap gestructureerd. Als de student ook een motivatiebrief stuurt, kan die worden opgenomen in de assessment-gegevens die de docent via de Intake Organizer kan raadplegen en/of bespreken met een andere docent.

Een student kan voor meerdere opleidingen een assessment doen. Indien er hierbij onderdelen (of 1 of 2 hele dimensies) gelijk zijn, hoeft zo’n onderdeel niet opnieuw gedaan te worden. Dit is ook het geval als de student na een eerste intake bij een bepaalde academie, faculteit, of opleiding zich later aanmeldt bij een andere opleiding (uiteraard binnen dezelfde instelling).

Start:  aanmeldingsbrief + login gegevens +  uitnodiging assessment (gekoppeld en geautomatiseerd)

Via StudiePitch kunnen de studentgegevens op een eenvoudige wijze worden ingevoerd. Vervolgens kan op basis van deze gegevens een e-mail worden aangemaakt en (in bulk) verstuurd die een aanbiedingsbrief met uitleg bevat. Hierna volgt een e-mail met daarin de login gegevens voor de student . Wederom betreft het hier een volledig geautomatiseerd proces. Het versturen van de login gegevens kan worden uitgesteld tot een vast te leggen moment na ontvangst van de eerste brief. De studenten worden dan bij het versturen van de tweede e-mail met daarin de login-gegevens, uitgenodigd om het assessment te maken. Dit kan direct (dus thuis, of waar de student maar wil). Ook kan de instelling ervoor kiezen alle studenten het assessment op een vastgesteld tijdstip te laten maken. 

Toets afname is volledig gestuurd proces

De toets afname betreft een volledig gestuurde processtroom waarin de student alle vragen in de drie dimensies krijgt aangeboden. De vragen kunnen worden aangeboden in meerdere formaten, zoals één vraag per keer, een vragenlijst, etc. Vragen kunnen bestaan uit: tekst, plaatjes, video. Antwoorden kunnen bestaan uit: tekst, plaatjes, keuzelijsten. Op het beantwoorden kan per item een timer worden ingesteld. De beantwoordtijd wordt hiermee geregistreerd. Na het verlopen van de vooraf ingestelde tijd gaat men naar de volgende vraag en wordt het niet gegeven antwoord geteld als geen antwoord.

Analyse en rapportage snel gegenereerd

Resultaten van het assessment worden getoond aan de student en de SLB-docent/coach/intaker. Antwoorden kunnen ook scores genereren, deze scores worden op een of meer schalen geplaatst. Achteraf, nadat studenten het assessment hebben gemaakt, kunnen extra schalen worden toegevoegd aan de antwoorden; hierdoor kan verdere analyse worden toegepast op de resultaten van de student(en). Grafieken geven direct een duidelijke weergave van de resultaten van de student. Resultaten, uiteraard indien er scores worden gegenereerd, worden op een spinnenweb en bargrafiek getoond. Onder de button “Details”, wordt per schaal aan de student een uitleg met betrekking tot zijn score gegeven.

De SLB-docent/coach/intaker heeft naast deze uitleg een aanvullende “autoQ” met uitleg en vragen die hij tijdens het gesprek kan stellen aan de student. De vragen zijn aangepast aan de score van de student. Als een student laag scoort op een onderdeel, roept dat uiteraard andere vragen op dan als een student juist hoog scoort op dat onderdeel. Ook wordt hier gekeken naar combinaties van scores. Indien de SLB-docent/coach/intaker de resultaten van de student bekijkt, kan hij deze resultaten direct vergelijken met de groep overige studenten binnen zijn opleiding. Van de resultaten en de details kunnen PDF’s  worden gegenereerd door de SLB-coach en de student.

De SLB-docent/coach/intaker kan een advies PDF genereren; in deze PDF kunnen vragen en antwoorden uit het assessment van de student worden gebruikt. De SLB-docent/coach/intaker kan ook zelf teksten toevoegen. De uitslag geeft een beeld van de verwachtingen, sterke en minder sterke eigenschappen van de student in relatie tot de opleiding. De uitslag is de basis voor een adviesgesprek.

Webservices, de digitale stekker

StudiePitch heeft de connecties en kennis om met Student Registratie Systemen te kunnen communiceren zo kan eenvoudig een resultaat van een student worden teruggegeven aan het administratief proces. Ook voor uitwisseling van bijvoorbeeld alle resultaten met een Student Voortgang Systeem zijn webservices beschikbaar zodat de SLB'er en de student bij aanvang van het studiejaar over alle informatie uit de Studiekeuzecheck kunnen beschikken.